Está na hora de dar o passo e automatizar os processos de gestão, digitalizando toda a documentação por meio de uma solução tecnológica especializada como a Tickelia. Agora é o momento para deixar de guardar as faturas em papel e de organizar as despesas em planilhas Excel.
Esta ferramenta conseguiu revolucionar e simplificar a gestão de despesas na Península Ibérica. Basta ter a App no telemovel e fazer a digitalização das faturas.
Como funciona a Tickelia, solução de gestão de despesas?
Tickelia é uma solução Cloud à qual os gestores e colaboradores acessam através de um webservice e/ou através do Smartphone. Tanto a App como o Webservice podem estar vinculados ao ERP da empresa.
Quando um funcionário tem que apresentar qualquer tipo de despesa, só precisa tirar uma foto à fatura com o aplicativo Tickelia do seu Smartphone. A tecnologia OCR+ICR da solução irá capturar os campos relevantes, enviando e contabilizando automaticamente a despesa, para que o funcionário não precise guardar ou entregar o documento original em papel. Consequentemente, também não será necessário inserir nenhum dado manualmente. Economiza 80% do tempo, que tradicionalmente seria gasto na preparação do relatório de despesas.
Benefícios do gerenciamento automatizado de despesas
As vantagens de digitalizar a gestão de despesas são inúmeras. Deixamos aqui as 5 principais:
- Zero papel: a digitalização elimina a necessidade de arquivar e conservar as faturas em papel. O Decreto-Lei 28/2019 garante a validade jurídica das faturas digitalizadas.
- Menos erros: a inserção manual de dados das faturas numa planilha de excel pode ocasionar vários erros involuntários. Com a solução Tickelia, eliminamos esta possibilidade.
- Maior controle sobre as despesas: A Tickelia possui um sistema de fluxo de aprovação multinível baseado em diferentes variáveis. Com a utilização dos Cartões Tickelia Visa, o gestor pode estabelecer limites de utilização (por períodos, valor ou tipo de despesa, etc.). Para evitar fraudes internas, a função Smart AutoBlock permite o bloqueio imediato do cartão em caso de uso indevido ou injustificado.
- Maior visibilidade de custos: A Tickelia oferece visibilidade 360º em tempo real dos custos associados a cada viagem ou projecto. Alertas visuais automatizados e personalizáveis para quaisquer desvios, ajudam a cumprir com a política de despesas.
- Menos tempo: Como resultado da automatização da gestão de despesas, as empresas podem reduzir o tempo administrativo em 75%. A equipe de administração e contabilidade poderá dedicar seu dia a tarefas com mais valor para a empresa. O lançamento de despesas e a conciliação bancária são totalmente automatizados. Os colaboradores ficam liberados de criar relatórios de despesas intermináveis de forma manual, após cada viagem.
Além disso, a Tickelia permite integrar a gestão das despesas com o seu ERP e com aprovações em multinível.
Portanto, a utilização desta solução tem um impacto muito positivo no bem-estar e na qualidade do trabalho realizado pelos colaboradores envolvidos no processo de gestão de despesas. Assim como na melhoria da sua visibilidade e do controlo das despesas.
