Vantagens de digitalizar documentos e dicas para fazer isso com perfeição

Quem precisa lidar com diversos documentos físicos, seja para estudar, trabalhar ou manter registros relevantes, sabe como esses papéis se acumulam rapidamente, dificultando o acesso às informações e a organização do ambiente.

Diante desse cenário, a digitalização de documentos tem sido cada vez mais adotada a fim de minimizar a quantidade de papelada, assim como para transformar ambientes de trabalho em escritórios sem papel.

A migração do formato impresso para o digital, principalmente por meio do formato PDF (portable document format), pode ser realizada de forma simples com ajuda de um smartphone e traz consigo uma série de vantagens.

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Acompanhe nosso artigo para descobrir como digitalizar seus documentos da melhor maneira possível e porque você deve aderir à prática de digitalizar registros, formulários, contratos e tantas outras informações em mídia impressa.

5 dicas para digitalizar documentos com perfeição

Confira algumas medidas simples para garantir ótimos resultados ao digitalizar documentos físicos e transformá-los em arquivos no formato PDF.

1. Use um aplicativo para escanear documentos

Um scanner ou impressora com essa funcionalidade não são as únicas ferramentas que podem transformar páginas e mais páginas de documentos bagunçadas sobre a mesa em um arquivo PDF fácil de compartilhar e de acessar.

Atualmente, as câmeras dos smartphones apresentam resoluções cada vez melhores, permitindo a digitalização de documentos com qualidade. E tais lentes aliadas a aplicativos como SmallPDF transformaram o processo de digitalizar documentos impressos em uma tarefa simples.

Isso é possível devido à função scanner do aplicativo SmallPDF para dispositivos móveis. Esse recurso viabiliza que a câmera do celular escaneie páginas com a mesma facilidade que tiramos fotos. Basta posicionar a lente para o documento e o app irá transformá-lo em um arquivo PDF.

2. Prepare os documentos para digitalização

Para digitalizar documentos em PDF com perfeição é necessário prepará-los com cuidado a fim de deixá-los na melhor condição possível para serem escaneados.

Isso envolve remover grampos, clipes de papel, notas autoadesivas e qualquer outro objeto que prejudique a visualização do conteúdo presente no documento.

Outra dica para obter bons resultados é eliminar dobras e áreas enrugadas ou desniveladas do papel, pois elas reduzirão significativamente a qualidade do produto final.

A forma mais segura de fazer isso é colocar um item pesado, como um livro, por exemplo, sobre o papel por algumas horas. O peso deixará a folha lisa e reta, condições ideais para a digitalização.

3. Limpe a lente da câmera

A recomendação pode soar óbvia ou ingênua, porém uma lente suja é um grande obstáculo quando o objetivo é obter uma boa digitalização.

Por isso, antes de iniciar o processo, limpe a lente do celular com um pano de microfibra sem aplicar pressão sobre a área.

Nunca utilize tecidos ásperos ou as pontas dos dedos para realizar a limpeza, pois tecidos crespos podem riscar a lente e a oleosidade dos dedos piorará a situação.

4. Escaneie o documento em um local bem iluminado

Escolha um local com boa iluminação natural ou utilize pontos de luz artificiais para garantir que todo o documento fique visível para digitalização.

Posicionar o documento próximo a uma janela ou sob a luz de uma lâmpada são estratégias interessantes para garantir uma iluminação adequada. Porém, é preciso conferir se a iluminação não está criando reflexos que impedem a visualização do documento.

5. Atenção ao posicionamento da câmera e do documento

A melhor forma de digitalizar um documento com a câmera do smartphone envolve posicionar o aparelho diretamente acima da folha de papel e mantê-lo o mais reto e imóvel possível a fim de evitar distorções na imagem.

Já o documento deve ser posicionado sobre uma superfície igualmente reta e, de preferência, cuja cor contrasta com o tom do papel. Isso é relevante para que o aplicativo de scanner identifique as bordas e limites da folha com facilidade.

Motivos para digitalizar documentos e dizer adeus à papelada

O processo de converter informações do formato físico para o digital oferece diversas vantagens que vão além da minimização da quantidade de papel no ambiente de trabalho ou de estudo. Aqui estão 4 benefícios de incorporar a digitalização de documentos:

1. Fácil acesso aos documentos

A organização e acesso remoto aos arquivos torna-se possível com a digitalização. Dessa forma, os arquivos podem ser acessados a qualquer momento e simultaneamente por diversas pessoas, ultrapassando qualquer barreira relativa a tempo e a localização.

2. Maior segurança

Diferente da versão impressa, um documento em PDF é passível de ser protegido por senha e ter seu acesso controlado.

Além disso, arquivos digitais podem ser armazenados em diversos dispositivos, inclusive na nuvem, a fim de prevenir perda ou corrupção dos mesmos.

3. Aumento da produtividade

Em vez de desperdiçar momentos preciosos procurando por documentos específicos em meio à papelada, você poderá dedicar seu tempo apenas ao que verdadeiramente interessa.

4. Reduz a necessidade de armazenamento físico

Nada de prateleiras, gavetas e armários repletos de documentos empilhados e fora de ordem.

Ao adotar o processo de digitalização, haverá mais espaço livre para armazenar outros itens ou desempenhar outras atividades.

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