Trabalho remoto: A checklist que deverá ter em conta

Nos tempos que estamos a viver onde a pandemia da COVID-19 condiciona a grande maioria das empresas a ter os seus funcionários em casa de quarentena a efectuarem trabalho remoto a pedidos das respectivas entidades de saúde e dos governos locais, os escritórios tal como os conhecíamos foram fechando um após outro, e o mundo dos negócios entrou no seu maior desafio de sempre, a experiência de ter os seus funcionários e praticamente as suas empresas a trabalhar remotamente em casa.

Desde computadores portáteis, a monitores, a cadeiras, quadros de anotações e muito mais material foi sendo levado aos poucos para as respectivas casas. Mas para a grande maioria das pessoas que encontra-se nesta situação, esta é uma nova realidade, com mais preocupações, menos comunicação com pessoas físicas, maior stress por não poderem sair de casa.

Para os CEO´s das empresas que encontram-se por trás dos bastidores para que estas transições tenham vindo a ser feitas o mais suave e linear possível e com o menor impacto a nível da estrutura empresarial, a mudança para o trabalho remoto é apenas o começo.

Caso seja um responsável pela área de IT, poderá achar úteis alguns dos conselhos que os peritos e os analistas vos dão de modo a manter a empresa a funcionar bem e também como manter a vossa própria “sanidade mental”. Eis algumas dicas importantes que poderá ter em conta:

1) Reavalie as suas prioridades

A urgência e a pressão de configurar os equipamentos para os funcionários da empresa poderem estar em casa a trabalhar remotamente com toda a certeza será uma das suas maiores prioridades. Arranjar um modo para que a sua equipa consiga responder e solucionar todos os pedidos que irão ser solicitados por todos os restantes funcionários que estarão estar em casa a trabalhar.

2) Preparar-se para um pedido de assistência com carácter de urgência a nível de hardware

Sabemos que os equipamentos portáteis tal como todos os restantes equipamentos podem estar sujeitos a avarias técnicas a nível de hardware, seja um disco que deixou de funcionar, ou um monitor que deixou de dar imagem.  Os computadores portáteis por exemplo nada de muito especial lhes poderá acontecer estando em cima das mesas dos escritórios praticamente sem saírem do respectivo local, realidade totalmente diferente agora estando em casa, onde os mesmos podem andar de um sítio para o outro, estando muito mais sujeitos a qualquer queda ou outra situação mais fora do comum. Prepare-se para essas eventualidades e urgências a qualquer momento.

3) Não facilite no que à segurança diz respeito

Apesar de muitas das decisões terem sido tomadas rápidamente e sob uma grande pressão para que tudo comece de imediato, uma das preocupações que deverá ter acima quase de qualquer outra é a questão da segurança durante todo este processo de transição. Uma crise global mesmo que seja a nível de saúde, é uma porta aberta para o crime cibernético, e a cada dia que passa ouvimos cada vez mais tentativas de situações a nível de ataques a computadores para tentar roubar dados pessoais, lubriar as pessoas com falsas promoções ou até mesmo em nome da doença COVID-19 temos assistido a métodos para enganar  os utilizadores e para que assim de algum modo consigam entrar nos seus computadores e com isso obterem informações preciosas. Por isso a questão da segurança uma vez os equipamentos fora da empresa será sempre uma das prioridades máximas a ter em conta.

4) Forneça as ferramentas adequadas para uma colaboração e trabalho online

De momento podemos dizer que os CEO´s das empresas têm como objectivo manter a comunicação básica a funcionar e a respectiva colaboração em termos de trabalho entre os seus funcionários. Deverá arranjar todo o tipo de equipamento que todos os funcionários que irão trabalhar remotamente necessitem para que o negócio da empresa continue, sejam eles equipamentos físicos como computadores portáteis, monitores ou mesmo pacotes de software.

5) Não parta do principio que todos os funcionários irão ter os conhecimentos básicos

Hoje em dia para uma grande quantidade de pessoas, efectuar uma vídeo chamada utilizando o Skype, FaceTime ou outro software do mesmo género poderá ser tão simples como pegar intuitivamente no smartphone. Mas os responsáveis de IT e os CEO´s das empresas não deverão partir do pressuposto que todos os funcionários terão essa facilidade. Há que, se necessário dar formação para que pelo menos o básico consigam fazer de modo a poder continuar a desempenhar o seu papel na estrutura da empresa neste sistema de trabalho remoto. E isto leva-nos ao ponto seguinte.

6) Ensine os seus colegas a serem produtivos com as ferramentas que lhes serão facultadas

Pode até ter tido em conta todos os pontos anteriores, ter fornecido todas as ferramentas e informações aos seus colegas para poderem trabalhar remotamente apartir de casa, mas ensine-os caso seja necessário. Dúvidas irão surgir mesmo entre aqueles que por vezes mais à vontade com essas ferramentas possam estar. Arranje um modo de que os seus colegas ao irem para casa vão munidos não só de equipamentos, mas também de conhecimentos/informação e isso irá lhe retirar uma grande carga de trabalho diário sobre si, pois quanto maior for a informação despendida menor será o tempo gasto a tentar ajudar e responder às questões que poderiam ter sido esclarecidas logo à partida.

Assim, esperamos que este artigo sirva para ajudar todos aqueles que encontram-se ainda e não só, a orientar a conversão das suas empresas para o trabalho remoto e dos seus funcionários, como a precaverem-se de ainda mais dificuldades e problemas que toda esta crise está a gerar.

fonte: ZDNet

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