Como fazer reuniões mais produtivas?

As reuniões são parte muito importante no alinhamento de objetivos e metas da empresa. Os colaboradores, juntos em um mesmo espaço físico ou em conferência, podem discutir os temas necessários para melhorar o desempenho da equipe.

Porém, para que isso aconteça é preciso que esses encontros sejam produtivos e não apenas uma perda de tempo sem conclusões ou resultados positivos. Algumas ações da gestão podem melhorar essa experiência dentro do trabalho. Confira a seguir, dicas de como fazer reuniões mais produtivas e engajar a equipe nos assuntos a serem discutidos.

Planeje a reunião com antecedência

Para fazer o encontro render, o primeiro passo é um bom planejamento, a fim de garantir que todos os assuntos necessários sejam discutidos dentro do prazo disponível para isso.

Devido a correria do dia a dia, muitos gestores não fazem uma pauta de reunião antes de convocar os colaboradores a se reunir, o que pode prejudicar o desempenho da conversa.

Por isso, é essencial reservar uns minutos para planejar a reunião, como por exemplo, os tópicos a serem abordados e o tempo destinado a cada um. Assim, nenhum tema fica de fora.

Defina o objetivo da reunião

Outra dica importante na hora de reunir os funcionários para conversar é ter o objetivo bem definido. De nada adianta tentar fazer uma reunião para falar sobre vários assuntos e no final, não ter resultados positivos em nenhum deles.

Logo, identifique qual é o objetivo principal que leva a convocação da reunião e avise os funcionários sobre isso. Este aviso pode acontecer de forma presencial ou por e-mail, sendo este último um recurso útil para quem lida com times externos. Nesse formato de tecnologia, é essencial que o gestor cuide para que as informações confidenciais sejam preservadas.

Para esclarecer melhor quais podem ser os objetivos de uma reunião, separamos alguns exemplos:

  • Cumprimento de metas;
  • Novas tendências;
  • Divisão de função entre os colaboradores;
  • Análise de resultados;
  • Protocolos de atendimento.

Esses são apenas alguns motivos que podem ser definidos pelos gestores como objetivo e tópico principal da reunião. Eles ajudam no direcionamento da conversa e evitam perda de tempo.

Convoque somentes os colaboradores necessários

Uma regra valiosa para uma reunião de sucesso é chamar para a conversa apenas as pessoas necessárias, ou seja, aquelas que estão diretamente relacionadas ao tópico abordado.

Isso porque, a presença de pessoas que não vão contribuir para o assunto pode apenas tirar o foco dos problemas a serem discutidos. Quanto mais colaboradores, maiores serão as opiniões e podem até provocar desarmonia na sala.

Logo, a produtividade da reunião será comprometida e, com isso, pode haver a necessidade de convocar novos encontros, precisando pausar as atividades do trabalho novamente.

Escolha um mediador

Assim como a seleção das pessoas que são relevantes para o assunto tratado na reunião é importante, outra dica é escolher alguém que esteja apto para mediar a conversa.

Essa ação ajuda para que a reunião não perca o seu foco principal e que todos os colaboradores presentes tenham oportunidade de participar e falar o seu ponto de vista sobre os tópicos.

O mediador deve ser escolhido pensando no objetivo e dentro da área que lhe corresponde às atividades dentro da empresa. É claro que, essa pessoa deve também deixar os participantes confortáveis para deliberar.

Tenha pontualidade com os horários

O tempo costuma ser um problema para a realização de reuniões, já que as rotinas dentro de escritórios e empresas são muito corridas. Cada minuto faz diferença para entregar todas as atividades prontas.

Justamente por isso, é preciso que os gestores se organizem para criar reuniões produtivas e que não desperdicem o valioso tempo de trabalho. A pontualidade é essencial, tanto no início quanto no fim da conversa.

Se os horários forem respeitados, melhor será distribuído o tempo para discutir os tópicos necessários e assim a reunião terá um rendimento dentro do desejado. Portanto, a dica é evitar atrasos.

Estabeleça regras para evitar distrações

É comum estar conectado no celular mesmo enquanto estamos no trabalho, uma olhada ou outra nas notificações pode não afetar a sua produtividade. Porém, durante as reuniões, isso deve ser evitado.

Esse tipo de coisa causa a distração dos colaboradores e prejudica o desempenho da conversa, fazendo com que a reunião não atinja seu objetivo inicial por falta de interação e atenção.

Logo, a dica é estabelecer algumas regras básicas de conduta durante esse momento. Por exemplo, permitir o uso de smartphones e computadores somente para fins de apresentar algo relacionado ao assunto da conversa.

Faça um fechamento com definições

Por fim, a última dica para os gestores saírem de suas reuniões mais satisfeitos é fazer um bom fechamento, ou seja, terminar com as definições de atividades e prazos necessários alinhados.

Além disso, certifique-se de que o objetivo da conversa foi concluído e encarregue uma pessoa para realizar uma ata de todos os assuntos discutidos no dia e encaminhar para os demais participantes.

Assim, o documento oficial pode esclarecer futuras dúvidas e evitar problemas de má interpretação. Ainda é possível desenvolver cronogramas a serem entregues para que cada um execute a sua função dentro do prazo.

Tenha reuniões mais produtivas

Diante de todas essas dicas, você pode notar que é possível tornar as reuniões da empresa mais produtivas. Siga os passos explicados e invista em uma melhor experiência para toda a equipe.

Lembre-se de sempre definir os objetivos principais e planejar os tópicos a serem abordados. O tempo para os encontros deve ser aproveitado ao máximo, por isso evite as distrações.

Esperamos que esse conteúdo tenha ajudado a solucionar um problema tão comum no trabalho. Com mais produtividade, a sua empresa tem mais chances de crescer no mercado!

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